rensingbat.desa.id - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Timur memberikan bimbingan tekhnis (bimtek) tentang kearsipan kepada Kepala Desa dan Perangkat desa Rensing Bat yang bertempat di Aula Kantor Desa hari ini Kamis, 19/08/2022.

Kegiatan dihadiri Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Timur Ahmad Syafii Bersama jajarannya, Kepala Desa Rensing Bat Muhammad Hilmi, SE dan semua perangkat Desa seperti Sekretaris desa, Kasi, Kaur dan Kawil.

Kepala Desa Rensing Bat dalam sambutannya mengucapkan terimakasih atas kehadiran dan kepercayaan yang diberikan dinas perpustakaan dan kearsipan Lotim atas diberikan bimbingan kepada kami selaku pemangku/pelaksana di desa rensing bat, ini merupakan suatu kehormatan dan kebanggaan bagi kami karena sebelum ini tidak pernah ada bimbingan terkait kearsipan yang pernah kami ikuti, Kata Kades.

Banyak sekali tentang tekhnis pelaksanaan dalam bidang kearsipan yang perlu kami pelajari, tentu dengan adanya bimtek ini pengetahuan yang sebelumnya masih minim menjadi lebih baik dari sebelumnya, Sambung dia.

Sementara itu, Kepala Bidang kearsipan Dinas Perpustakaan dan kearsipan Lombok Timur Ahmad Syafii dalam sambutannya menyampaikan bahwa Arsip menjadi sangat penting pada suatu organisasi untuk disimpan dan dipelajari cara pengarsipannya.

“Arsip adalah merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang diterima oleh Lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara“.

Bimbingan tekhnis ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran terhadap fungsi dan peranan surat dan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja guna mendukung proses pengambilan keputusan dan untuk meningkatkan pengetahuan di bidang persuratan. Kearsipan memiliki peran sebagai pusat informasi yang dapat membantu seseorang mengingat suatu naskah tertentu. Kearsipan juga merupakan tempat untuk dokumentasi arsip, Jelasnya.

Dikatakannya, Banyak sekali desa-desa di Lombok Timur yang masih belum secara sempurna menerapkan cara pengarsipan yang benar, Ada tata naskah yang perlu dipedomani, dalam Permendagri nomor 78 tahun 2019 sudah jelas disebutkan tata  cara dan contoh bagaimana surat menyurat yang seharusnya dibuat dan itu wajib dipedomani, Tegasnya.

“Kearsipan menjadi salah satu kegiatan yang vital dalam roda sebuah organisasi atau institusi. Salah satu tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah“ Imbuhnya. 

Sementara itu Ibu Titin dalam pemaparannya juga menjelaskan bahwa Jenis arsip yang sering kita gunakan ada dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama waktu tertentu.

Sementara arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan dan Arsip yang bersipat permanen, Jelasnya.

Pengelolaan arsip dinamis lanjut Titin, dibagi menjadi 3 jenis arsip yakni arsip vital, aktif, dan inaktif. Ini Sesuai dengan Permendagri nomor 78 tahun 2017, pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggungjawab pencipta arsip. Kegiatan pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip, imbuhnya.